מדריך לגישור על הפער הגלובלי

החיבור בינינו ובין עמיתינו לעבודה לא נובע מחלל עבודה משותף, אלא ממשימה משותפת. בעוד שעבודה מרחוק היא מציאות ארוכת שנים במקומות מסוימים, בשנים האחרונות היא הפכה לנפוצה למדי. צוותים ואף ארגונים שלמים שעובדים רק מרחוק הם כעת הכלל, ולא היוצא מן הכלל, ועבודה מרחוק אינה הטבה אלא ציפייה בסיסית.

כאשר חברי הצוות מפוזרים בעיר, במדינה או אפילו סביב העולם, מנהלי משאבי אנוש וראשי ארגונים ניצבים בפני אתגרי תקשורת חדשים. איך מתאימים את התרבות הפיזית למציאות חדשה שבה עובדים מרחוק? איך שומרים על המעורבות, הפיקוח ושיתוף הפעולה המצוין ללא זמן משותף במשרד?

בעבר, חברות גלובליות גדולות נקטו גישה פיזית להשרשת התרבות הארגונית. בארגונים מסוימים, כל עובד חדש התחיל בשבוע-שבועיים של הכשרה מעשית, הכרת הארגון וספיגת התרבות באתר הראשי של החברה. לא מפתיע שארגונים כיום בוחרים בגישות אחרות.

לכן, מנהלי משאבי אנוש צריכים לחפש דרכים אמינות לתיאום ציפיות בין מנהלים וחברי הצוות שתחתם. חשוב להגדיר מערכת יחסים ברורה כבר מההתחלה, גם אם מדובר בקשר מרחוק, כדי לבסס את התקשורת השוטפת בין הצוותים ובתוכם.

העברה שוטפת של מידע רב לגבי העבודה המתבצעת וההתרחשויות בכל אתר – אפילו ערבי צוות ואירועי גיבוש – תצמצם את הפערים הגלובליים.

פגישות אישיות פנים אל פנים הן עדיין הדרך הטובה ביותר ליצור חיבור בין עמיתים ולבנות תרבות ארגונית יציבה, אך הטכנולוגיה יכולה למלא את החלל במגוון דרכים. לאור דפוסי העבודה השונים שמאפיינים ארגונים גלובליים, חשוב מאוד לנצל את הדרכים החדשות האלו כדי לשמור על חיבור בתוך הצוות.

היערכות טכנולוגית

תרבות גלובלית יכולה לקום או ליפול על הטכנולוגיה הנכונה – הן מבחינה עסקית והן מבחינת האנשים. זהו המפתח לתרבות יציבה, לשקיפות ולתקשורת חלקה. הנה כמה כלים טכנולוגיים שיכולים לעזור:

פגישות וידאו

יש חשיבות קריטית לתוכנה ולחומרה נכונות, שיאפשרו שיחות רציפות וברורות בלי ניתוקים והשתקות. נוסף על כך, העובדים זקוקים, לעיתים, לפתרון יציב כדי לתקשר עם לקוחות וגורמים אחרים.

בה בעת, “עייפות זום” היא תופעה אמיתית. כדאי לעודד את העובדים להתרחק מהמחשב ולהתחבר לפגישות תוך כדי תנועה, כדי לסייע להם להישאר מעורבים ומלאי מוטיבציה בפגישות. תוכנות שכוללות אפליקציה לטלפון הנייד או אפשרות להתחבר בשיחת טלפון יאפשרו לעובדים להשתתף בפגישות גם לא מול המחשב לפי הצורך.

מערכת לתקשורת פנים ארגונית

מערכת אפקטיבית לתקשורת פנים ארגונית תספק לעובדים גישה לכל ההודעות והמידע החשוב של החברה. אפשר:

• להשתמש בתרשים ארגוני דינמי, שמציג את המבנה הגלובלי ואת הקשרים בין כל הגורמים בחברה
• לפרסם את המטרות – האישיות, המחלקתיות והארגוניות – כדי לספק מבט רחב של התמונה הכוללת
• לציין ימי הולדת ו-work anniversaries בכלל הארגון
• להציג מצטרפים חדשים, לפרגן על הצלחות ולדון בתחומי עניין משותפים כדי ליצור קרבה מקוונת בין כל הצוותים

נוסף על כך, על הפלטפורמה הנבחרת לאפשר אוטומציה של משימות משאבי אנוש, קליטה חלקה ללא תלות במיקום הגאוגרפי של המגויסים הטריים וגישה נוחה למסמכים הארגוניים. היא צריכה להוות one stop shop ליצירת תרבות ארגונית של מעורבות, מכל מקום שממנו האנשים עובדים.

כלי הודעות ואימייל

אימייל הוא כלי חיוני בכל עסק מודרני, אבל במבנה גלובלי, חשוב להדריך את האנשים לגבי פונקציית התזמון, כדי לוודא שאימיילים יגיעו אל המכותבים בשעה המתאימה בכל אזורי הזמן. זוהי אדיבות בסיסית שתיצור תחושת הכלה אצל כלל העובדים.

השימוש בכלי להודעות מיידיות כגון Slack או Microsoft Teams, שבו ניתן לכבות את ההתראות מחוץ לשעות העבודה, הוא דרך זולה ופשוטה נוספת לגישור על הפערים הגלובליים וליצירת תחושה של צוות מאוחד. הדבר נכון במיוחד כאשר הכלים האלו מתממשקים למערכת ניהול משאבי האנוש הארגונית ומספקים עדכונים יומיומיים לגבי התרחשויות בחברה ומיקומן.

מטבחון וירטואלי

מאז ומתמיד היה המשרד מקום מעולה שבו יכלו אנשים להתחבר, להתקרב ולבנות תרבות. אך כאשר אנשים מפוזרים בעולם ועובדים במודל היברידי או רק מרחוק, על הנהגת הארגון לבצע התאמות.

ישנן אפליקציות כגון Donut, שמתחברת ל-Slack ומצוותת באופן אקראי זוגות אנשים להפסקת קפה או ארוחת צוהריים וירטואלית. כך יכולים עובדים חדשים בארגון – כמו גם הוותיקים יותר – לפגוש אנשים מצוותים אחרים וליצור חיבורים לטווח הארוך.

במודל עבודה היברידית, מטבחון וירטואלי הוא דרך יעילה לגרום לאנשים ממחלקות שונות ומרקעים שונים לשוחח, לפתור בעיות וליצור חברויות.

עבודה גלובלית – משחקים גלובליים

אתגרים ותחרויות בין משרדים הם דרך מצוינת להגדיל את מעורבות העובדים ולקרב בין הצוותים, והטכנולוגיה יכולה לסייע בכך.

יוזמות רווחה פשוטות, כגון תחרות בין משרדים על מספר הצעדים הגבוה ביותר, בית הקלפים הגבוה ביותר או גיוס הכספים לצדקה המוצלח ביותר יכולות לתרום לחיזוק התרבות הארגונית. אפשר לעודד את המשרד המנצח לבחור ולהוביל את האתגר הבא, ובכך ליצור קשרים משמעותיים ולצמצם את הפער הגלובלי.

בחירת פלטפורמת משאבי האנוש הנכונה לעבודה רב לאומית

כדי לסייע לאנשים להישאר מחוברים, חשוב לבחור את פלטפורמת משאבי האנוש הנכונה. תוכנה אפקטיבית היא כזו שתרכז את כל המידע הדרוש לאנשים, תאפשר תקשורת פשוטה ותתמוך בתרבות ארגונית גלובלית של פתיחות ותקשורת.

התכונות הבאות חשובות במיוחד:

• התמקדות גלובלית: פיצ’רים שמאפשרים לשתף את המסרים והערכים של החברה על פני הארגון כולו כדי ליצור קהילות מקומיות קרובות ומחוברות זו לזו.
• ריכוזיות: ניהול של כל תרשימי המבנה הארגוני, תהליכי משאבי האנוש, מסמכי המדיניות ומדדי ה-KPI בפלטפורמה אחת מאוחדת.
• לוקליזציה: היכולת להתאים את הפלטפורמה כך שתתמוך בשפות, בלוחות שנה וחגים, במטבעות, באזורי זמן, בפורמטים של תאריכים ובכל שדה אחר שנדרש להתאים למיקומים שונים בעולם.
• אבטחה ו-compliance: כלים שיוודאו עמידה בחוקים המקומיים לגבי מידע רגיש של עובדים, מדיניות היעדרות וחופשות והיבטי עבודה נוספים.
• אמינות: מערכת יציבה ותקינה שתספק את הסחורה בכל עת.

תרבות גלובלית היא לא רק טכנולוגיה

אומנם חשוב להעמיד לרשות האנשים את הטכנולוגיה הנכונה לתקשורת גלובלית חלקה, אך על מנהלי משאבי אנוש להביא בחשבון שיקולים נוספים.

הנה כמה מהבעיות הנפוצות ביותר שמפריעות לפעילות גלובלית תקינה:

• שיחות וידאו ופגישות מקוונות שמתנתקות לעיתים תכופות
• עובדים מרוחקים שנשכחים בעת ארגון מפגשי צוות או מתנות יום הולדת
• עובדים מרוחקים שנשכחים באופן כללי
• בדיחות פנימיות שצוותים אחרים או משרדים אחרים פשוט לא מבינים
• מחסומי שפה
• סרקזם שאי אפשר לתרגם
• שיחות טלפון בשתיים בלילה או בחגים כתוצאה מאזורי זמן שונים

אז איך יוצרים תרבות מכילה עבור כל הצוותים הגלובליים?

1. מודעות להפרשי שעות. שימוש במערכת שמאפשרת לעובדים לגשת למידע ולהודעות חשובות במועד שנוח להם או תזמון אימיילים לשליחה בשעה מתאימה. כך ניתן לוודא שאימיילים חשובים יגיעו לעובדים במהלך שעות העבודה, כדי שניתן יהיה לדון בהם.
2. ציון חגים ואירועים מכל העולם בכל הארגון. זוהי הזדמנות להרחיב את התרבות הארגונית, להתחבר וליהנות.
3. תיעוד ברור של חגים בינלאומיים. כך ניתן למנוע הפרעות לעובדים במדינות אחרות בימי חופש, וכן למנוע בזבוז זמן בהמתנה בפגישות לגורמים שלא עומדים להצטרף. אם המערכת לא תומכת בכך, אפשר ליצור לוח שנה צוותי שבו יצוין אילו משרדים סגורים.
4. הדרכת העובדים לגבי שגיאות תרבותיות. יצירת קובץ PDF שמרכז את ההרגלים והנורמות במדינות שבהן הארגון פועל והנגשתו במערכת משאבי האנוש לכלל העובדים. מהן הברכות המקובלות? באיזו שעה נוהגים לאכול ארוחת צוהריים? מהם מנהגי המגע? מהו קוד הלבוש המקובל בכל מדינה?
5. פעולות מדברות בעד עצמן. במקרים של צוות דו לשוני, כדאי להכיר את הדברים הבסיסיים כדי לחזק את מערכות היחסים. לדוגמה, שימוש בשפת האם של עמיתים לעבודה כדי לומר “שלום” או “תודה” משדר כבוד, הסברת פנים והכלה.

רב תרבותיות ולא רק רב לאומיות

נימוסים והליכות בעבודה הם נושא רגיש. ככל שכוח האדם הופך גלובלי, מגוון ורב תרבותי יותר, על מנהלי משאבי אנוש לסייע לאנשים לתקשר אלו עם אלו בדרך הנכונה.

כוח עבודה רב תרבותי גלובלי טומן בחובו הזדמנויות עצומות עבור החברה, ולצידן מספר אתגרים. המלכודות העיקריות שמפניהן צריך להישמר הן:

• פרשנות שונה של המושג “בזמן”. בעוד שבארה”ב פגישות מתחילות, לרוב, דקות ספורות אחרי המועד שנקבע, בגרמניה או ביפן זה נתפס כאיחור של ממש. באופן דומה, במזרח התיכון גם איחור של רבע שעה נתפס כלגיטימי.
• הבדלים בקוד הלבוש המקובל בעבודה. גם ההגדרה של “לבוש רשמי” משתנה באופן קיצוני בין תרבויות שונות. קידום תקשורת פתוחה והגדרת ציפיות ברורות תסייע לעובדים להתלבש נכון ולהפגין רגישות.
• הומור בעבודה. הפתיחות כלפי הומור במקום העבודה תלויה גם היא בהקשר התרבותי. ככלל, במקומות רבים במערב נתפס ההומור בעבודה כדבר חיובי ויצירתי, אך במזרח, השימוש בו בעבודה נדיר יותר. חשוב לסייע לאנשים להפגין התחשבות בדבריהם ובטון הדיבור שלהם, ולזכור שסוגי הומור מסוימים אינם הולמים תמיד.

כוח עבודה מגוון מעניק לארגון יתרונות עצומים, ובניית תרבות של תקשורת כנה ופתוחה תעודד אנשים ללמוד זה מזה תוך הפגנת רגישות להקשרים תרבותיים שונים, כך שהארגון יוכל להתגבר על האתגרים של עבודה מרחוק.

סיכום

תרבות ארגונית של עבודה מרחוק או עבודה היברידית מציבה למנהלי משאבי אנוש אתגרים חדשים בהיבטי כוח האדם הגלובלי. כדי לשמור על שביעות הרצון של העובדים, על מעורבותם ועל יכולתם לבצע את עבודתם על הצד הטוב ביותר, חשוב לפתח מסגרת חזקה של תקשורת גלובלית ולהשקיע בטכנולוגיות שיאפשרו אינטראקציה חלקה. צעד חשוב ראשון הוא לאתר שגרירים של תרבות ארגונית בכל האתרים ולהגדיר ציפיות ברורות הן לעובדים והן למנהלים.