Heroes is een tech start-up uit Londen met kantoren in Madrid en Barcelona, en externe medewerkers in Italië, Hongkong, de VS en Duitsland. Toen Heroes nog een klein bedrijf was met slechts 15 mensen in Londen, werd besloten een HRIS te implementeren voor de opslag van personeelsgegevens, met een afzonderlijk payrollsysteem. Maar al snel kwamen ze erachter dat deze aanpak niet paste bij hun behoeften en groeiplannen. Ze wilden een flexibel en schaalbaar HR-platform dat bovendien te integreren was met hun favoriete techtools. Ze kwamen Bob tegen en waren binnen een maand volledig overgestapt.
Op zoek naar een manier om HR te stroomlijnen
Het HR-team van Heroes was niet tevreden over hun HRIS; het systeem was niet flexibel en kon niet worden geïntegreerd met hun favoriete techtools. Het kleine team kon de werkdruk nog maar nauwelijks aan en zocht daarom een oplossing om processen te automatiseren en de efficiëntie te vergroten.
De efficiëntie vergroten met de werkprocessen en integraties van Bob
Met Bob kon het HR-team van Heroes de HR-werkwijze voor het hele bedrijf aanpassen. Ze hebben nu hun handmatige procedures vervangen door gestroomlijnde werkprocessen met taken die worden toegewezen aan verschillende betrokkenen. Zo moest HR voorheen diverse e-mails naar nieuwe medewerkers sturen om de relevante informatie te verzamelen. Vervolgens moest IT die gegevens handmatig invoeren in de verschillende tools. Nu starten ze een onboardingproces dat alle relevante stappen omvat en wijzen ze die stappen toe aan de verschillende betrokkenen. Als onderdeel van dit proces creëert HR een nieuw profiel in Bob voor elke nieuwe medewerker. Dat profiel wordt vervolgens door de medewerker zelf ingevuld, waarna via SSO-provisionering automatisch de juiste tools worden gekoppeld.
Door het gebruik van takenlijsten verloopt het onboardingproces van Heroes nu vloeiender en kan HR moeiteloos meerdere mensen tegelijk aannemen. Een jaar geleden konden er slechts twee mensen per maand worden aangenomen; onlangs doorliepen 10 nieuwe medewerkers tegelijkertijd het onboardingproces.
Het HR-team van Heroes is ook erg te spreken over de integraties van Bob met hun favoriete tools. Van Slack en Greenhouse (ATS) tot Payfit via de payrollhub van Bob: deze integraties zijn van cruciaal belang voor het stroomlijnen van de dagelijkse werkzaamheden en voor het beperken van het risico op menselijke fouten. Chloe Gibbs, HR Lead bij Heroes: “De integratie van HiBob met Payfit maakte voor ons een wereld van verschil. Voorheen moesten we personeelsgegevens in Personio én in ons payrollsysteem invoeren. Dat leidde tot grote problemen en inconsistenties. Dat Bob en Payfit onderling gegevens uitwisselen, is echt baanbrekend.”
Op de vraag of ze kon aangeven hoeveel tijd ze besparen dankzij de onboardingprocessen en payrollintegraties van Bob, antwoordde Chloe dat ze zeker twee werkdagen per maand besparen.
Aan de slag met prestatiebeheer
Als klein bedrijf dat zijn processen nog moest definiëren, werkte Heroes niet met prestatiebeoordelingen. Maar naarmate het bedrijf groeide, wilde HR een formeel proces introduceren om prestaties en compensaties te beoordelen.
360-graden prestatiebeoordelingen maken met Bob
Na de implementatie van Bob voerde Heroes de eerste prestatiebeoordelingscyclus uit: een 360-graden prestatiebeoordeling door de medewerkers zelf, door collega’s en door managers. Het proces was eenvoudig op te zetten en bood de flexibiliteit waarnaar het HR-team van Heroes op zoek was. Eerst werd medewerkers gevraagd zelf een beoordeling in te vullen, daarna volgden beoordelingen van collega’s en uiteindelijk die van managers. Daarbij werd een algemene prestatiescore toegekend. HR plande vervolgens kalibratiegesprekken tussen lijnmanagers en de oprichters van het bedrijf om de score van elke medewerker te bekijken en te zorgen voor consistentie binnen het bedrijf.
Er werden prestatiebeoordelingsgesprekken gehouden tussen managers en hun medewerkers, zowel face-to-face als via Zoom voor thuiswerkers, om de prestaties en groeikansen te bespreken.
Zodra de prestaties waren beoordeeld, werden de vergoedingen beoordeeld op basis van de prestatiescores en aanvullende gegevens over de laatste salarisverhoging in Bob. Met Bob kan Heroes een holistische aanpak hanteren voor het prestatiebeoordelingsproces, waarbij waardevolle gegevens uit verschillende platforms worden gebruikt en alles vanuit meerdere invalshoeken wordt bekeken.
Zowel de HR-teamleden als de medewerkers van Heroes waarderen de eenvoud en transparantie van prestatie- en compensatiebeoordelingen in Bob. Het bedrijf is nu van plan op te schalen en aanvullende talenttools te implementeren, bijvoorbeeld voor het stellen van doelen.
Hoofdpunten
- Heroes implementeerde een HRIS, maar kwam er al snel achter dat het systeem niet geïntegreerd kon worden met hun payrollsysteem en favoriete techtools, dus stapte het bedrijf over op Bob.
- Heroes bespaart twee werkdagen per maand dankzij de werkprocessen en integraties van Bob, waardoor de werkdruk aanzienlijk is verlaagd en het HR-team efficiënter kan werken.
- Heroes is flink gegroeid sinds de implementatie van Bob, met een toename van het personeelsbestand van 43% in het afgelopen jaar.
- Heroes voerde de eerste prestatie- en compensatiebeoordelingen uit met Bob, met positieve feedback uit het hele bedrijf, van managers tot medewerkers.
