IDH is een Nederlandse organisatie die overheden, bedrijven, maatschappelijke organisaties en vakbonden verenigt in een gezamenlijke visie en programma-agenda voor duurzame handel. Als klein bedrijf beheerde IDH HR-gerelateerde zaken met behulp van een eenvoudig HR-platform en spreadsheets. Toen ze echter wereldwijd gingen uitbreiden, werd het duidelijk dat deze methode niet voldoende was voor hun behoeften. Een paar maanden na haar aanstelling bij IDH, vroeg Carolien Arents, Director HR, om een robuust HCM-systeem in te voeren om het bedrijf te voorzien van realtime gegevens en strategische planning te ondersteunen. Ze wilde onder andere een intuïtief en aantrekkelijk platform voor het beheren van medewerkersrechten, de mogelijkheid om geautomatiseerde processen te creëren (waaronder goedkeuringsstromen) en één betrouwbare bron voor alle HR-gerelateerde zaken. Na een aanbestedingsprocedure koos IDH voor Bob. Sindsdien heeft het bedrijf regelmatig nieuwe modules toegevoegd.
Betrokkenheid vergroten in verschillende regio’s
Als wereldwijde organisatie, verspreid over 15 landen en verschillende tijdzones, wilde IDH de betrokkenheid vergroten en een gevoel van ‘één IDH’ creëren onder de medewerkers overal ter wereld.
Bob helpt daarbij en fungeert als een intern socialmediaplatform waarop de medewerkers van IDH kunnen zien wat er binnen het bedrijf gebeurt. Elke ochtend bekijken de medewerkers van IDH de startpagina van Bob om de laatste Shoutouts te lezen, waarin nieuwe medewerkers worden aangekondigd en prestaties worden erkend. Ze kunnen er ook zien wie er jarig is of een werkjubileum viert en ze feliciteren. Bob biedt de medewerkers van IDH een centrale plek om hun collega’s te leren kennen en met ze in contact te komen, waar ze zich ook bevinden.
Bob is ook van onschatbare waarde gebleken voor de nieuwe medewerkers van het bedrijf wereldwijd. Als onderdeel van de onboarding gebruikt IDH het organigram om de nieuwkomers te helpen navigeren door de complexe bedrijfsstructuur, verspreid over 30 verschillende vestigingen en zes bedrijfseenheden. Met behulp van Bob’s organigram kunnen ze zien wat hun positie binnen de organisatie is, met wie ze samenwerken en wie aan wie rapporteert. Alle medewerkers van IDH hebben ook toegang tot Bob’s Documenten. Dit zijn bedrijfsdocumenten, zoals het beleid over verlofregelingen en de bedrijfscultuur. Door al deze officiële documenten te centraliseren in Bob, kan IDH de activiteiten stroomlijnen en een transparantere organisatie worden. Bob is dé plek waar medewerkers van IDH de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.
Personeelsplanning vereenvoudigen zonder de bedrijfscultuur minder transparant te maken
Als het op personeelsplanning aankomt, hanteert IDH een transparante strategie, waarin alle functies zichtbaar zijn voor iedereen binnen de organisatie en waarin alle medewerkers daarop kunnen solliciteren. Het bedrijf zocht naar een oplossing die deze aanpak ondersteunde en tegelijkertijd hielp het jaarlijkse planningsproces strategischer te laten verlopen.
De flexibiliteit van Bob’s Personeelsplanning ondersteunt de visie van IDH. Alle medewerkers van IDH hebben zicht op alle openstaande functies binnen het bedrijf. Als medewerkers een relevante mogelijkheid zien, worden ze aangemoedigd om te solliciteren, waardoor de interne mobiliteit binnen de organisatie toeneemt.
Het HR-team van IDH gebruikt Personeelsplanning ook om alle huidige functies te identificeren, zowel ingevulde als openstaande, en om een overzicht te krijgen van hoe de organisatie groeit. Het is bezig met het toevoegen van loongegevens voor alle functies binnen de Personeelsplanning-module, wat zal helpen bij het plannen en budgetteren van nieuwe evenementen. Zo kan het team bijvoorbeeld de totale kosten berekenen voor de werving van een nieuw team op een specifieke locatie om een nieuw project te ondersteunen. Bob’s Personeelsplanning helpt IDH om de functies voor het komende jaar strategischer te plannen en de budgetten hierop af te stemmen.
Nieuwe processen testen in Bob’s Sandbox
IDH is zeer detailgericht bij het uitrollen van nieuwe processen en was blij te horen dat Bob een Sandbox-omgeving biedt om risicoloos te testen. Het bedrijf gebruikt sinds kort Bob’s Sandbox om te experimenteren met de modules van Bob voordat deze worden geïntroduceerd in het bedrijf. Dagelijks worden rapporten getest in de Sandbox, vooral wanneer daarin aangepaste medewerkersvelden worden gebruikt en grote hoeveelheden gegevens worden geïmporteerd. Ook als trainingsomgeving is Sandbox interessant. Zo kunnen nieuwe HR-beheerders oefenen met Bob. Zoals Iza Osman, HR-Officer bij IDH, uitlegt: “De Sandbox stelt ons in staat om in een veilige omgeving fouten te maken, zonder gevolgen. We experimenteren daar, controleren wat we wel en niet kunnen doen op een manier die werkt voor IDH en implementeren het daarna in Bob.”
Hoofdpunten
- Bob’s startpagina helpt IDH de betrokkenheid te stimuleren en een gevoel van ‘één IDH’ te creëren in de 30 vestigingen wereldwijd.
- De module Personeelsplanning van Bob ondersteunt de strategie van IDH om interne mobiliteit te bevorderen.
- Bob’s Sandbox biedt het HR-team van IDH een risicoloze omgeving om nieuwe processen te testen voordat deze in het hele bedrijf worden gelanceerd.
