Bädda för framtidens arbete: Implementera AI i HR

Sedan ChatGPT gjorde sin debut i november 2022 har det surrats i världen (med både spänning och ängslan) om dess potentiella inverkan på allt från barns utveckling till hur företag drivs. Det finns en särskild fråga som återkommer hela tiden: Kommer AI ta jobbet ifrån mig?

För HR-medarbetare har artificiell intelligens haft en oerhört omvälvande effekt på det egna arbetet och arbetslivet i stort. På den korta tid sedan AI lanserades har den redan påverkat nästan alla aspekter inom HR-området, allt från personalplanering och företagskultur till lärande & utveckling och resultathantering. HR-personalen är inte bara tvungna att anpassa sig själva till den nya tekniken och dess effekter, utan de måste även dämpa paniken hos anställda som oroar sig för att bli överflödiga.

Något som är viktigt för alla att komma ihåg är att kunder och företagspartners sätter värde på äkta relationer med människor. Trots att AI kan kännas som en lösning på krympande budgetar och betraktas som ett skäl för att rättfärdiga nedskärningar – särskilt i ekonomiskt osäkra tider – så är AI:s uppgift inom HR att öka effektiviteten, minska stressen och minska risken för utbrändhet för alla (inklusive dig själv och dina kollegor), för att ni på nytt ska få möjlighet att rikta fokus mot strategi och kreativt tänkande – grundpelare som hjälper er att skilja er affärsverksamhet från konkurrenternas.

Innehåll

• Initiala effekter av generativ AI i arbetslivet
• 13 HR-funktioner som du kan förbättra med AI
• Användningen av AI inom HR är avgörande för omskolning och kompetensutveckling
• Tiderna förändras inom HR-området

Initiala effekter av generativ AI i arbetslivet

Bara några få månader efter lanseringen av ChatGPT-3 hade nästan 50 procent av företagen i USA börjat ersätta personal.

Men bara för att vissa företag ersätter människor med AI så betyder detta inte att alla företag kommer att göra det eller borde göra det. När allt kommer omkring ”ska AI förstärka den mänskliga intelligensen, inte ersätta den”, som HBR uttrycker det.

Turligt nog verkar det som om organisationer världen över redan ser AI som ett verktyg istället för ett alternativ till människor. Enligt World Economic Forum (WEF) så är utbildning för att kunna använda AI på arbetsplatsen i högsta grad prioriterat för företagen och 44 procent av yrkeskompetensen kan komma att ”behöva förändras”.

Även om det är fördelaktigt att införa AI och automatiseringsverktyg för att behålla konkurrenskraften är det samtidigt på sin plats att vara försiktig med ”kostnadsbesparingsstrategier … där maskiner presenteras som de nya supermedarbetarna, vilket i slutändan kan leda till att människorna får en underordnad ställning som tjänare till maskinen”. Nyckeln till ”en verkligt intelligent typ av framtida arbete” är istället ett samarbete mellan människa och AI.

För att fortsätta utvecklas framgångsrikt och vara ett företag att räkna med i framtiden kan HR hjälpa sina organisationer att dra nytta av automatiseringsverktygen, inkludera dem i det normala arbetsflödet och använda dem för att öka effektiviteten och optimera processer i syfte att underlätta för medarbetarna och minska deras arbetsbelastning. Och inte nog med det, automatiseringen kan bidra till att stärka deras kreativitet och strategiska tänkande. Detta gäller för alla avdelningar i hela företaget – inklusive HR.

13 HR-funktioner som du kan förbättra med AI

Artificiell intelligens inom HR är inte något nytt. Faktum är att vissa fantastiska former av HR-automatisering redan har förbättrat och effektiviserat HR under flera år.

HR-personal skördar redan nu frukterna av AI-boostad HR-automatisering för saker som:

1. Utforma platsannonser
2. Samla in och analysera benchmarking-uppgifter, som löner och förmåner
3. Automatisera arbetsuppgifter (t.ex. introduktion)
4. Förbättra självbetjäning för anställda
5. Personalplanering och rekrytering
6. Förbättra kommunikation och arbetsflöden
7. Prestanda och produktivitet
8. Budgetering
9. Minska arbetsbelastningen
10. Uppnå mål för mångfald, jämlikhet, inkludering och tillhörighet
11. Hålla koll på utbrändhet
12. Förebygga att medarbetare säger upp sig
13. Utbildning, lärande och utveckling

1. Utforma platsannonser

Genom att använda automatiseringsverktyg inom en HR-funktion som rekrytering kan du enkelt skapa sökordsoptimerade och effektfulla platsannonser som vänder sig till rätt talanger på ett sätt som tilltalar dem.

2. Samla in och analysera benchmarking-uppgifter, som löner och förmåner

AI klarar att analysera ersättningstrender för olika branscher, och ser därmed till att ditt företag behåller konkurrenskraften för att locka till sig och behålla den bästa kompetensen. De automatiserade HR-verktygen kan granska enorma mängder data och tillhandahålla underlag som visar hur lönerna och förmånerna på ditt företag står sig i jämförelse med branschnormerna.

3. Automatisera arbetsuppgifter

Genom att automatisera repetitiva arbetsuppgifter som pappersarbete, inmatning av uppgifter och introduktion kan HR-personalen istället fokusera på mer strategiska och personalfokuserade initiativ.

Om vi tar introduktion som exempel ser AI-verktygen till att hantera kandidatsourcing, gallring och inledande kommunikation på ett smart sätt, som leder till värdefull besparing av tid och resurser. Automatisering av introduktionsprocessen gör att den går smidigt och ger nyanställda en likvärdig upplevelse – vilket i förlängningen gör dem nöjdare och minskar risken för att de säger upp sig.

4. Förbättra självbetjäning för anställda

När medarbetarna behöver hjälp med att hantera förmåner, begära ledighet eller hitta företagets policyer kan de snabbt få svar på sina HR-relaterade frågor med hjälp av en AI-chattbot.

Detta är ett mer effektivt sätt som ökar personalens möjligheter att själva klara av egna frågor som rör HR. Genom AI får personalen stöd dygnet runt alla dagar i veckan, vilket förbättrar medarbetarupplevelsen.

5. Personalplanering och rekrytering

AI-förstärkta verktyg kan analysera personalens kompetenser och de senaste branschtrenderna för att i förväg tala om vilka nya befattningar som kan komma att behöva tillsättas. AI kan till och med snabbt matcha cv:n med platsannonser och granska enorma mängder uppgifter om kandidaterna för att förutspå deras framtida arbetsprestationer i din organisation.

Dessa ökade möjligheter till att förutsäga framtiden sparar tid och medför att man kan fatta mer välgrundade beslut. Genom AI kan ni bedriva er personalplanering mer strategiskt och proaktivt, vilket hjälper er att hitta rätt personer i rätt tid.

6. Förbättra kommunikation och arbetsflöden

AI kan förenkla för medarbetarna att kommunicera och samarbeta effektivt genom att föra anteckningar under möten, samla in feedback och erbjuda lösningar på kommunikationsproblem.

Automatiserade arbetsflöden som får stöd av AI kan få bort flaskhalsar, minska fel och se till att arbetsuppgifterna genomförs effektivt. AI:s förmåga att analysera data och tillhandahålla underlag hjälper dig att förbättra arbetsflödena.

7. Prestanda och produktivitet

AI kan analysera nyckeltal (KPI:er), exempelvis engagemangsnivåer och planenligt projektgenomförande, som hjälper dig att fatta databaserade beslut som ökar produktiviteten över lag.

Och genom att snabbt analysera data kan AI erbjuda skräddarsydda rekommendationer för att förbättra resultatet för både individer och arbetsteam.

AI kan till och med bistå med förutsägelser om framtida resultattrender baserat på historiska data. Detta gör att HR-avdelningarna i förväg kan ta itu med potentiella utmaningar och genast dra nytta av förbättringsmöjligheter.

8. Budgetering

AI kan förenkla budgetprocesserna, tillhandahålla mer korrekta ekonomiska prognoser och effektivare hitta potentiella kostnadsbesparingar, vilket gör att HR- och ekonomiteamen får möjlighet att fördela de ekonomiska resurserna på bästa sätt.

9. Minska arbetsbelastningen

AI kan automatisera administrativa arbetsuppgifter, exempelvis schemaläggning, lönehantering och inmatning av uppgifter, så att HR-personalen får mer tid att fokusera på strategiska uppgifter.

På så vis ökar effektiviteten och HR-teamen får större möjligheter att ge medarbetarna personligt anpassat stöd, vilket i slutändan leder till att personalen blir mer engagerad och produktiv.

10. Uppnå mål för mångfald, jämlikhet, inkludering och tillhörighet

AI-förstärkta verktyg kan spela en avgörande roll i främjandet av mångfald i organisationen genom att de analyserar kandidaternas uppgifter på ett objektivt sätt. Detta bidrar till att eliminera fördomar och gör att rekryteringsprocessen blir mer rättvis och variationsrik.

AI-teknik kan även bidra till att skapa en inkluderande arbetsmiljö genom att identifiera mönster i medarbetarnas feedback och peka ut områden där inkluderingen kan förbättras. Med hjälp av den här informationen kan ni skapa en företagskultur där alla känner sig värdefulla och delaktiga.

11. Hålla koll på utbrändhet

HR-avdelningarna kan använda verktyg för att upptäcka faktorer som bidrar till utbrändhet, exempelvis hur arbetsbelastningen är fördelad, övertidstimmar och stressnivåer. Med hjälp av den här typen av data kan HR identifiera potentiella risker som leder till utbrändhet och vidta riktade åtgärder för att stötta medarbetarnas välbefinnande och produktivitet.

12. Förebygga att medarbetare säger upp sig

AI kan hjälpa till med att tidigt upptäcka potentiella personalomsättningsrisker genom att analysera datapunkter, exempelvis undersökningar om arbetstrivseln, prestationsutvärderingar och stämningen bland medarbetarna.

Dessa insikter gör att ni kan införa målinriktade strategier för att behålla personalen, exempelvis individuella utvecklingsplaner, välmåendeprogram eller möjligheter till flexibelt arbete, för att tillgodose medarbetarnas behov.

13. Utbildning, lärande och utveckling

AI kan i hög grad förbättra lärande och utveckling i en organisation. Utbildningsplattformar använder redan nu AI-algoritmer som analyserar utbildningsdata för att identifiera trender och individanpassa utbildningarna.

Detta leder till ökat engagemang och ger medarbetarna möjlighet till karriärutveckling genom att de kan skaffa sig den kompetens de behöver för att nå sina mål.

Om du tycker att den här listan med exempel på AI inom HR är omfattande, så beror det på att den faktiskt är det. Nästan varje HR-relaterad arbetsuppgift kommer att kunna utföras snabbare, enklare och mer effektivt till följd av automatisering och AI-teknik – något som HR-anställda kan glädja sig över. Den största utmaningen består i att hitta sätt att dämpa medarbetarnas oro och använda AI till att stärka personalen istället för att ersätta den.

Användningen av AI inom HR är avgörande för omskolning och kompetensutveckling

Trots människans oro för utmaningar som är kopplade till artificiell intelligens och sysselsättning kommer människor alltid att vara livsviktiga för affärsverksamheterna. Trots allt kommer kunderna även fortsättningsvis att vara människor och det är ju dem som företagen kommunicerar med och säljer till.

Eftersom det är så här det ligger till, så kan detta med att lära sig att arbeta med artificiell intelligens inom HR bara vara till fördel för era anställda allteftersom de accelererar i sina karriärer. Det är avgörande att se till att personalen känner till hur de ska göra för att integrera och tillämpa AI-verktyg för att optimera effektiviteten, förbättra resultatet och hålla sig ajour med dagens (och morgondagens) krav på arbetslivet.

Här kommer några saker som är viktiga att tänka på när ni ska ange sätt för hur AI ska implementeras i HR:

• Se upp med AI-genererade felaktigheter. ChatGPT och andra generativa AI-verktyg utlovar för närvarande inte (och levererar heller inte alltid) faktiskt korrekt information. Notera att många av AI-felaktigheterna inte bara är fel, utan de är dessutom skadliga – vilket kan leda till stämningar för förtal och integritetskränkning.
• Glöm inte bort den mänskliga biten. Det är viktigt att ni behåller er mellanmänskliga kompetens och empati, eftersom dessa är absolut nödvändiga för att kunna skapa, utveckla och behålla relationer med kunder och samarbetspartners.
• Förbered er på lagstiftning som reglerar AI. Redan nu har vi sett exempel från USA, där vissa delstater har infört lagstiftning som reglerar användningen av AI inom rekrytering. På vår egen hemmaplan kommer EU-parlamentets AI-förordning snart att träda i kraft, vilket kan få en betydande påverkan på HR och arbetslivet i Sverige. Syftet är bland annat att säkerställa att AI-systemen övervakas av människor istället för att vara helt automatiserade. Därtill ska det bli förbjudet att använda AI för social poängsättning och biometrisk kategorisering av människor – för att exempelvis garantera icke-diskriminerande rekryteringsprocesser.
• Förbered inför nya karriärmöjligheter. Chief AI officer, kan det vara något? Medan frågan om AI och sysselsättning omgärdas av oro, så uppstår samtidigt nya befattningar som kretsar kring vår förmåga att förstå, vrida och vända på samt implementera AI, exempelvis inom digital omställning, datamärkning och prompt-konstruktion.

Tiderna förändras inom HR-området

Total enighet: AI håller med all önskvärd tydlighet på att förändra arbetslivets uppbyggnad för alltid, och organisationerna kan anpassa sig genom att lista ut hur AI och HR-personalen kan samverka för att underlätta både för sig själva och för alla andra anställda.

Generativ AI inom HR kan minska den administrativa bördan, ge HR-medarbetarna mer tid och minska arbetsbelastningen så att de kan fokusera på uppgifter av mer strategisk karaktär, vilket minskar risken för stress och utbrändhet.

På det stora hela är AI ett verktyg som medarbetarna nu kan lära sig att implementera i sina dagliga arbetsflöden – och även om AI aldrig kan ersätta den innovationsförmåga som medarbetarna berikar sina organisationer med, så är en av de viktigaste fördelarna med AI inom HR att den kan avlasta genom att ta hand om de repetitiva administrativa arbetsuppgifterna. HR kan hjälpa till med att anpassa organisationerna och lägga större fokus på kompetensutveckling och omskolning för att se till att talangfulla medarbetare har relevant kompetens och att de behåller sin kreativitet – de viktigaste komponenterna som gör att företaget kan anpassa sig, oavsett vad som kommer härnäst.