Så kan HR-tech förbättra den digitala medarbetarupplevelsen

Föreställ dig hur dagen skulle bli utan internet.

Mejlen och Slack slutar fungera, projektledningssystemet uppdateras inte och HR-verktyget som alla använder för att stämpla in och ut har tagit en timeout.

Hela affärsverksamheten känner av effekterna om något brakar samman – eller bara tappar lite fart.

Men bakom kulisserna kommer HR-medarbetarna till undsättning.

HR-medarbetarnas samarbete med IT- och cybersäkerhetsteamen (CIS) utgör själva ryggraden i den tech-beroende organisationen och ser till att förbindelserna fungerar oavbrutet med hjälp av den tech som alla förlitar sig på i dagens globalt utspridda organisationer.

Medarbetarupplevelsen är beroende av HR-tech, som erbjuder smidiga kommunikationsmöjligheter och arbetsflöden mellan kollegor, samarbetspartners och kunder. Den beror också på hur skickliga användarna är på att utföra sina uppgifter för att allt ska löpa på som vanligt.

I den här bloggen gör vi en djupdykning i vilka möjligheter som HR-medarbetarna och HR-systemcheferna har att förbättra och mäta den digitala medarbetarupplevelsen – och därigenom även verksamhetsresultaten.

Vi kommer att ta upp praktiska metoder som ni kan använda för att införa ny teknik i arbetet och driva på en framgångsrik digital omställning.

Bästa praxis för samordning mellan HR och IT- och CIS-teamen

Först och främst är det viktigt för HR samt våra IT- och CIS-kollegor att ständigt ha i åtanke att vi alla har samma målsättning:

Att leverera en så optimal medarbetarupplevelse som möjligt med hjälp av tech-verktyg i toppklass i syfte att nå verksamhetsmålen.

För att helt anamma den här gemensamma visionen behöver vi se den ur ett globalt perspektiv och vara medvetna om komplexiteten och nyanserna i dagens multinationella arbetsliv – med distans-, asynkrona- och globalt utspridda team.

Detta innebär att alla samtal som handlar om att införa nya verktyg och tekniker måste börja med att ställa personalinriktade frågor som syftar till att förbättra den digitala upplevelsen för medarbetarna. Frågor som:

• Varför behöver personalen den?
• Hur kommer personalen att använda den?
• Vilka lösningar kan ge er personal den bästa användarupplevelsen ur ett helhetsperspektiv?

Genom att ställa dessa frågor ser ni till att införandet av ny teknik inte bara handlar om själva verktygen, utan att ni istället främjar en mer sammanhållen, effektiv och tillfredsställande arbetsmiljö för alla medarbetare.

Optimera organisationens resurser

Nyckeln till att optimera verksamhetens resurser är att strategiskt bygga upp er tech-stack och infrastruktur så att dessa stämmer överens med medarbetarnas behov och företagets mål.

Men den här processen handlar inte bara om att samla ihop ett urval av den senaste tekniken. Här behöver ni istället utföra en grundlig, genomtänkt analys av hur vart och ett av verktygen kan användas för att antingen förbättra den digitala medarbetarupplevelsen eller uppfylla era verksamhetsmål.

Så fort den nya tekniken är på plats kan ni optimera era resurser ytterligare genom att föra en dialog med personalen om hur effektivt er tech-stack fungerar. På så vis får ni värdefull feedback om vilka behov medarbetarna har i det dagliga arbetet och vilka problem som finns.

Den här feedbackloopen är avgörande för att kunna fastställa vad som faktiskt genererar värde, effektivisera processer och främja en företagskultur präglad av effektivitet och innovation.

Säkerställ att förbindelserna fungerar oavbrutet mellan globalt utspridda enheter

Tack vare hybridarbete, distansarbete och arbete på olika arbetsplatser eller i olika länder är dagens arbetsstyrka globalt utspridd.

Samtidigt som personalen kan jobba över hela världen så behöver de fortfarande kunna kommunicera med varandra direkt, arbeta asynkront med projekt och ha tillgång till företagets plattformar utan avbrott.

Så vad händer om olyckan är framme och kommunikationskanalerna havererar?

Kommunikation är av stor betydelse för alla team, särskilt om medarbetarna är utspridda över världen. Därför är det viktigt att ha en färdig plan att sätta i verket för att se till att förbindelserna fungerar oavbrutet mellan olika arbetsplatser globalt.

Om exempelvis ett primärt kommunikationsverktyg som Slack skulle sluta fungera eller inte längre vara tillgängligt, kan man se till ha ett alternativ som WhatsApp eller Signal redo att använda. På så vis kan medarbetarna i teamet fortsätta kommunicera med varandra utan att arbetet saktar ner.

På liknande sätt kan ni i förberedande syfte upprätta en heltäckande återställningsstrategi för molntjänster, vilket betyder att ni snabbt och enkelt kan återställa data och tjänster – och minimera driftstoppet och upprätthålla verksamheten i hela organisationen.

Identifiera rätt verktyg för analys och rapportering

När ni väljer vilket analys- och rapporteringsverktyg som är rätt för er är det viktigt att anta ett pragmatiskt och rationellt synsätt:

• Definiera specifika behov. Fastställ hur era verktyg ska kunna användas. Ska ni använda dem till kundbokning? Projektledning? Personalutvärdering? Alltihop? Att få klarhet i vad ni behöver hjälper er att hitta rätt tekniklösning.
• Skicka en informationsförfrågan. Använd en informationsförfrågan för att få detaljerade uppgifter från tech-återförsäljare. På så sätt kan ni ta reda på vilka lösningar som passar era behov och som håller sig inom budgeten.
• Utvärdera användarupplevelsen. Att satsa på verktyg som erbjuder en intuitiv användarupplevelse är avgörande. En plattform för kundmöten ska till exempel vara enkel att använda och underlätta samarbete.
• Överväg tredjepartsautomatisering. Undersök vilka möjligheter ni har att införa automatiseringstekniker i era system. På så vis kan ni öka effektiviteten utan att tumma på säkerheten.
• Beakta säkerhet och användarsynlighet. Se till att de verktyg ni väljer har en säker inloggningsfunktion och ger en tydlig översikt över användaraktiviteten. Detta hjälper er hantera åtkomst och skydda känslig information.
• Samarbeta över avdelningarna. Låt HR-medarbetare, IT- och CIS-personal arbeta tillsammans för att utvärdera olika lösningar med fokus på medarbetarnas (och kundernas) användarupplevelse och säkerheten i sin helhet.

Tillhandahåll centraliserad åtkomst till appar

Att ha centraliserad åtkomst till appar med rätt behörigheter och säkerhetsprotokoll är en balansgång. Medarbetarna behöver ha tillgång till sina plattformar för att kunna utföra sina arbetsuppgifter effektivt, men det är på samma gång väldigt viktigt att integriteten och säkerheten för era företagsdata tryggas.

Nyckeln till den här strategin är att använda blockeringsfunktioner och självbetjäningsprogram.

Dessa verktyg gör att era medarbetare kan få tillgång till nödvändiga appar på egen hand, samtidigt som de säkerställer att åtkomsten är begränsad med hänsyn till deras befattning och era säkerhetsprotokoll.

Exempelvis kan alla i er organisation behöva ha åtkomst tillHR-systemet, men exakt vad som var och en har möjlighet att se eller göra i systemet bör skilja sig åt.

HR har en viktig roll i att göra dessa avvägningar. Det är HR:s ansvar att kommunicera med IT och CIS och ange vilka personer i organisationen som behöver ha en viss behörighet utifrån sina befattningar och ansvarsområden.

Den här tydliga gränsdragningen ser till att behörigheter tilldelas och hanteras på korrekt sätt, och att verksamheten i organisationen löper på smidigt och säkert.

Att forma framtidens arbetsplats med HR-tech

Det strategiska införandet av HR-tech på dagens arbetsplatser spelar en avgörande roll för den digitala medarbetarupplevelsen.

Samarbetet mellan HR, IT och CIS har en avgörande betydelse, oavsett om det handlar om se till att förbindelserna fungerar oavbrutet mellan olika arbetsplatser världen över eller optimera organisationens resurser.

Som HR-ansvariga kan vi främja en mer sammanhållen, effektiv och tillfredsställande arbetsmiljö för våra medarbetare när vi använder en medarbetarorienterad strategi, ställer rätt frågor och väljer ut rätt verktyg.