Helhetslösning kontra speciallösningar: 4 saker att tänka på innan ni väljer

HR-teknik är ett område som växer explosionsartat till följd av att HR-ledare måste hantera allt fler arbets- och ansvarsområden. Efter pandemin och övergången till distans- och hybridarbete är HR tech viktigare än någonsin. Plattformar för HR och medarbetarupplevelser fyller ett tomrum genom att hjälpa medarbetare att hålla kontakten och fortsätta att vara engagerade i företaget, även om de bara är på kontoret en gång i veckan (eller aldrig). 

Men även om den nya tekniken erbjuder många möjligheter så finns det en hake. ”Företag formligen kastar pengar efter HR-verktyg nu eftersom de letar efter sätt att omvandla sin personalstyrka, göra medarbetarna mer produktiva och höja kvaliteten på rekrytering, kompetensutveckling och bibehållandet av personal”, säger tankeledaren inom HR Josh Bersin. ”Men detta gör att det börjar bli kaos.” 

Bersin konstaterar att ett mellanstort företag numera har 9,1 program för core HR (jämfört med 7 stycken 2018). Med tanke på hur många system det finns för HR-team idag – från speciallösningar som mäter engagemang eller hanterar tidrapporter till helhetslösningar som hanterar allt från prestationsutvärderingar till enkäter om engagemang – är det viktigt att göra en bedömning av företagets och medarbetarnas behov innan ni väljer en lösning. 

Här listar vi fyra saker som ni bör tänka på innan ni bestämmer er för en speciallösning eller en helhetslösning. 

1. Vad behöver ni hjälp med?

En HR-avdelning hanterar allt från rekrytering till engagemang, löner och ersättning. Det händer mycket hela tiden och därför är det avgörande med god ordning och effektivitet, samtidigt som systemet också ska se till att HR-teamet kan arbeta mer tidseffektivt. En helhetslösning är det självklara svaret. Funktionerna hos en samlad HR-plattform är så omfattande att den täcker alla delar av medarbetarresan och fungerar som en central hubb för HR-teamet. Det bästa med dessa helhetslösningar är att de går att anpassa och HR-ledare kan skräddarsy funktionerna efter hur de vill att organisationen ska skötas. Och om ni väljer en plattform med stor integrationskapacitet kommer ni inte att sakna något i en helhetslösning. 

2. Vad är vinsterna med att implementera ett nytt verktyg?

Precis som allt annat i företagets tech-stack måste ett nytt verktyg vara värt investeringen. Vinsterna för en HR-avdelning kan se olika ut. Det kan handla om att spara tid och pengar för HR-teamet eller om att öka engagemanget och medarbetarnas tillfredsställelse så att fler stannar kvar. 

Fundera över hur verktygen ni implementerar kan få medarbetarnas arbetsliv att fungera bättre. ”Förr var HR-program utformade för HR-chefer, idag är de utformade för medarbetarna”, säger Bersin.”Om programmen är besvärliga att använda och förändra, och kanske inte heller lämpar sig för de arbetsflöden man använder, kommer de inte att användas särskilt mycket.” 

En helhetslösning går däremot smidigt att införa. Medarbetarna tvingas inte lära sig flera olika system utan behöver bara kunna navigera i ett enda. Ju fler verktyg som medarbetarna måste använda, desto mindre vana blir de vid varje verktyg och det blir mindre sannolikt att de utnyttjar hela deras potential.

3. Vad har ni för budget och prioriteringar? 

Det finns hur många speciallösningar som helst på marknaden: verktyg för undersökningar och engagemang, plattformar för att visa medarbetarna uppskattning, lösningar för prestationsutvärderingar med mera.  Kostnaderna för dessa plattformar kan tillsammans lätt sluka hela budgeten. Gör en plan över avdelningens budget och prioriteringar, och dela sedan upp de olika tech-alternativen i nödvändiga funktioner och sådant som bara vore bra att ha. Med rätt integrationer kommer en helhetslösning att uppfylla de flesta, kanske till och med alla, prioriteringar. 

Speciallösningar är å sin sida byggda för att lösa ett visst problem på djupet, vilket gör att HR-teamet måste implementera flera olika speciallösningar för att täcka in hela behovet. Den strategin kan dock ge upphov till ett annat stort problem eftersom många system fungerar utmärkt i sig själva men har svårt att kommunicera eller dela data. Utmaningarna till följd av detta sträcker sig från den administrativa mardrömmen att behöva registrera samma data flera gånger i olika system till riktigt stora problem som exempelvis att data ligger utspridda över olika system, så att det blir svårt att få fram användbar och korrekt information. I takt med att ni lägger till fler speciallösningar, kommer problemet med dataintegrationen att bli alltmer komplicerat. 

4. Hur kommer företaget att växa?

Om företaget har planer på att växa och expandera behöver ni en HR-plattform som kan växa med er. Med en helhetslösning finns alla data på ett ställe, så att de alltid är korrekta, konsekventa och tillgängliga vilket underlättar betydligt vid en expansion eller framtida due diligence-processer. När ni anställer fler medarbetare, expanderar till andra platser eller inför nya arbetssätt, behöver HR-teamet en plattform som underlättar processen istället för att stå i vägen för den. Om ni till exempel startar upp nya arbetsplatser runt om i världen, måste systemen ha stöd för olika valutor, språk och bestämmelser. En helhetslösning ger bättre stöd för tillväxt genom att samla alla medarbetardata på en central plattform, där det är enkelt att växla mellan språk och valutor baserat på de inställningar ni har valt för respektive plats. 

I år är HR tech viktigare än någonsin

Dagens HR-ledare kan antingen välja en helhetslösning eller flera speciallösningar som sedan integreras så att data kan delas mellan olika plattformar. Om din HR-avdelning har specifika utmaningar som kräver åtgärder kan speciallösningar vara svaret. Idag kan ni köpa plattformar som spårar medarbetarnas mejl, identifierar högpresterande medarbetare, ger karriärråd med hjälp av AI och skapar kontakt mellan medarbetare som jobbar på distans. Men för de flesta HR-avdelningar, som behöver en schweizisk armékniv full med produkter och funktioner, är en helhetslösning det bästa valet.