Anyfin är en smart ekonomiapp som hjälper människor att förstå och förbättra sin privatekonomi. Med huvudkontor i Stockholm och medarbetare i både Berlin och Norge är Anyfin en modern, multinationell organisation. Anyfin ville implementera ett HR-system för att hantera sina anställda och processer. Efter att ha använt ett HR-system på enterprise-nivå i en tidigare roll, letade Anyfins Chief People Officer (HR-chef) efter något helt annat. Hon ville ha en lättanvänd, heltäckande lösning som kunde växa med företaget och stötta hela medarbetarresan – från preboarding till offboarding. Efter att ha upptäckt Bob visste hon att hon hade hittat vad hon hade letat efter.
Att vara proaktiv och förbereda sig för framtida tillväxt
När Amanda Edwall började på Anyfin som HR-chef fanns inget HR-system på plats. Istället använde man olika verktyg och kalkylblad för att hantera HR-processerna – vilket Amanda inte tyckte passade en modern startup. Även om de hade kunnat vänta ett eller två år, kände hon starkt för att införa ett system som kunde öka effektiviteten i hela organisationen. För Amanda handlar HR om att vara proaktiv – att enbart agera reaktivt är helt enkelt inte tillräckligt bra.
Inför att Amanda skulle presentera sitt case för Anyfins vd/CFO, granskade hon och hennes team flera olika HR-system – men stötte på en rad brister som inte stämde överens med deras vision för ett optimalt HR-system. Vissa system var inte tillräckligt flexibla eller användarvänliga. Andra tog flera månader att implementera, eller utlovade funktionalitet som ännu inte existerade. Tills de hittade Bob. Bob hade alla funktioner som behövdes inom HR och ekonomi: från onboarding och prestationer till ersättningshantering – samtidigt som plattformen erbjöd verktyg för att engagera medarbetare på olika kontor. För vd/CFO stod det klart att Bob innebar en smidig implementering, samt att de kunde komma igång direkt, spara pengar och få en lösning som kunde växa tillsammans med företaget.
Med Bobs hjälp har Anyfin byggt upp processer för alla delar av HR, och lagt grunden för att kunna skala upp. Amanda förklarar: ”Sättet vi jobbar med Bob på, och de processer vi har skapat, skulle kunna stötta ett företag med tusen anställda. På så vis är vi redan redo att gå in i nya marknader, länder och att lägga till fler medarbetare när tiden är rätt.”
Snabb implementering och automatiserade vardagsuppgifter sparar tid
Att implementera Bob som ett mindre bolag har inneburit stora fördelar för Anyfin. Själva processen tog bara en månad, vilket gjorde att de kunde lägga fokus på att bygga HR-processer som kunde växa i takt med företaget.
De började med att lansera ett par av Bob-modulerna. Redan efter ett par dagar såg de hur medarbetarna började använda plattformen spontant – de fyllde i personuppgifter och la upp profilbilder. Allt eftersom plattformen fylldes med information ökade engagemanget. Anyfins anställda utforskade organisationskartan och postade ”Shoutouts” för att lyfta varandras insatser. Allt föll på plats helt naturligt – utan någon särskild utbildning eller hype. Det stod i stark kontrast till Amandas tidigare erfarenhet av att implementera Workday i en tidigare roll (där införandet tog sex månader och krävde ett omfattande förändringsarbete).
Den här användarvänligheten märks även i det dagliga arbetet med Bob. Anyfin har ett litet HR-team och saknar resurser för att aktivt hantera ett system – men det behövs heller inte. Bob är så intuitivt att Anyfins chefer och medarbetare enkelt kan göra ändringar själva, utan någon som helst utbildning.
Anyfins HR-team sparar många timmar tack vare Bob, genom att automatisera återkommande uppgifter i processer som preboarding och onboarding av ny personal. För att skapa en engagerande preboarding-upplevelse skickas ett automatiskt välkomstmejl med en kort video som visar runt på kontoret – var kaffemaskinen står, och förklarar att man inte behöver ta med sig lunch första dagen. När nyanställda väl har börjat på Anyfin får de tillgång till fler videor i Bob, där olika personer från organisationen – inklusive grundarna – presenterar sig och berättar om företagets uppdrag. Allt flyter på sömlöst med Bob, som ger nya medarbetare en smidig och välkomnande start som snabbt får dem att känna sig som hemma. Bob har blivit en så viktig del av Anyfins HR-arbete att de har svårt att föreställa sig hur de klarade sig utan det.
Viktiga lärdomar
- Med Bob kan Anyfins HR-chef proaktivt förbereda företaget för framtida tillväxt.
- Bob effektiviserar Anyfins preboarding- och onboardingprocesser, vilket sparar tid för personalavdelningen och skapar en engagerande upplevelse för nya medarbetare.
- Bob stödjer Anyfins medarbetare på olika platser i flera länder.
- Den snabba implementeringen på 30 dagar gjorde det möjligt för Anyfin att fokusera på sina medarbetare snarare än på förändringsarbete.
